Опись коллекции: зачем и как её составить
Опись выручает при страховании, переезде, наследстве и краже, а заодно показывает, в каком состоянии вещи сегодня. Рассказываем, как вести её по музейным правилам, но без музейной бюрократии.
Коротко
- Опись нужна для страховки, перевозки, наследства и розыска при краже.
- Минимум по стандарту Object ID: фотографии и девять полей описания.
- Размеры пишут в сантиметрах: высота, ширина, глубина.
- Состояние описывают конкретно, без слов «хорошее» и «плохое».
- Опись хранят в двух местах и обновляют после каждого перемещения.
В музее у каждого предмета есть номер и запись в инвентарной книге. Дома коллекция обычно живёт в памяти владельца. Пока всё на месте, это незаметно. Трудности начинаются в день переезда, при страховом случае или когда наследникам нужно понять, что перед ними и где это лежит. Опись отвечает на эти вопросы заранее, и составить её проще, чем кажется.
Зачем нужна опись
- Страхование. Страховщик оценивает и возмещает то, что можно подтвердить. Список с фотографиями и описанием состояния делает разговор коротким.
- Перевозка и хранение. Опись с фотографиями фиксирует состояние вещи в момент передачи. Если после переезда на раме появился скол, будет понятно, был ли он раньше.
- Кража. Полиции и таможне нужно точное описание с особыми приметами. Стандарт Object ID появился как раз для этого.
- Наследство. Наследникам и оценщику проще работать с описью, чем с коробками без подписей.
- Уход. Повторный осмотр по старой описи показывает, что изменилось за год: новая трещина, пятно, отслоение.
- Порядок. В музеях на каждый шкаф и стеллаж ведут топографическую опись: где лежит каждый предмет. Дома это экономит часы поисков.
Музейный минимум: стандарт Object ID
Object ID разработали в 1990-х годах в Информационном институте Гетти вместе с музеями, полицией, таможней, торговцами искусством и страховщиками, а с 2004 года его продвигает Международный совет музеев. Стандарт описывает четыре шага: сфотографировать предмет, заполнить девять полей, добавить короткое описание и хранить документацию в надёжном месте.
| Поле | Что записать | Пример |
|---|---|---|
| Тип предмета | что это | картина, ложка, письмо |
| Материалы и техника | из чего и как сделано | холст, масло |
| Размеры | в сантиметрах, мелкие вещи в миллиметрах | 54 × 73 см |
| Надписи и метки | подписи, клейма, ярлыки, штампы | подпись внизу справа |
| Особые приметы | то, что отличает от похожих | старая вставка холста в углу |
| Название | авторское или принятое | «Пейзаж с мельницей» |
| Сюжет | что изображено | река, мельница, две фигуры |
| Дата или период | точно или примерно | конец XIX века |
| Автор или мастерская | кто сделал | неизвестный художник |
К этим девяти полям музеи добавляют номер, сохранность, происхождение, место хранения и номера фотографий. Номер удобно строить из шифра коллекции и порядкового номера. Единые правила Минкультуры приводят такой пример шифра: «Ж» для живописи. Предметы из набора, например сервиза, получают каждый свой номер, а в описании отмечают, что они из одного комплекта. Чайник с крышкой записывают под одним номером.
Как мерить
По Единым правилам Минкультуры размеры пишут в сантиметрах, а ювелирные изделия, монеты и другие мелкие вещи в миллиметрах. Мерят жёсткой линейкой или металлической рулеткой, не портновским сантиметром.
- Плоские вещи, живопись, графику, документы мерят по высоте и ширине.
- Круглые по наибольшему и наименьшему диаметру.
- Объёмные по высоте, ширине и глубине или по высоте и диаметру.
- Живопись мерят по подрамнику, отдельно можно указать размер в раме.
- У графики в паспарту или раме пишут общий размер и размер видимой части изображения.
- Книгу мерят по высоте, ширине и толщине.
Как описывать сохранность
Это самое полезное и самое трудное поле. Единые правила Минкультуры запрещают в нём формулировки «сохранность плохая», «хорошая» и «имеются повреждения». Если повреждений не видно, пишут «видимых повреждений нет». Если видно, перечисляют каждое: что, где и какого размера. Прорывы, осыпи красочного слоя, трещины, вздутия, сколы, потёртости, утраты деталей. У картин, графики и документов сначала описывают лицевую сторону, потом оборот. У составного предмета сохранность каждой части пишут отдельно.
Как фотографировать
Каждый предмет снимают целиком с лица, при ровном рассеянном свете, на нейтральном фоне, без вспышки в упор. Затем оборот, подпись, клейма, ярлыки, все заметные повреждения крупно. Хорошо положить рядом линейку: по снимку можно будет оценить размер детали. Файлы называют по номеру предмета, а номера фотографий вписывают в опись.
Как пометить сами вещи
На холсте номер не пишут и ярлыки не клеят, ни с лица, ни с оборота: это прямо запрещают музейные правила. Номер ставят на раме или на подрамнике. Бумагу подписывают мягким карандашом на обороте, в углу. К серебру и мелким предметам привязывают бирку на хлопковой нитке, без клея. Бутылки вина не помечают вовсе: номер получает ячейка стеллажа. Коробки подписывают на торце: что внутри и какие номера.
Опись вина и бумаг
Вино и архив описывают иначе, чем картины. Бутылка не единственная в своём роде, поэтому в описи погреба единицей служит позиция: одно вино одного года урожая в бутылках одного объёма. Для неё записывают количество, объём, год, место на стеллаже, дату закладки и то, где бутылки хранились раньше. Сохранность тоже есть: уровень вина в горлышке, состояние пробки и этикетки. Каждое изъятие отмечают сразу, иначе через полгода опись разойдётся с полками.
Семейный архив описывают по единицам хранения: коробка, папка, пачка писем. Для каждой указывают, чьи бумаги, крайние даты, вид документов и число листов. Музейные правила требуют для архивных документов указывать количество листов, и это полезная привычка: пропажу одного письма из папки видно сразу. Подробнее о разборе бумаг в статье о семейном архиве.
Образец записи
| Поле | Запись |
|---|---|
| Номер | Ж-014 |
| Предмет и название | картина, «Пейзаж с мельницей» |
| Автор | неизвестный художник |
| Дата | конец XIX века |
| Материал и техника | холст, масло |
| Размеры | 54 × 73 см по подрамнику, в раме 71 × 90 × 7 см |
| Надписи | на подрамнике карандашом: «№ 7» |
| Сохранность | кракелюр по всей поверхности; осыпь красочного слоя 2 × 3 мм в правом нижнем углу; на обороте пятно от воды у верхнего края |
| Происхождение | семейное собрание, со слов владельца с 1950-х годов |
| Место | кладовая, стеллаж 2, гнездо 3 |
| Фотографии | Ж-014-01 … Ж-014-06 |
Где хранить опись
Удобнее всего вести таблицу и папку с фотографиями. Храните их минимум в двух местах: файл на компьютере и копию вне дома, на внешнем диске у родственников или в облачном хранилище. Распечатку с подписью и датой стоит держать отдельно от коллекции: при пожаре или краже она понадобится первой. Обновляйте опись после каждого перемещения и раз в год проверяйте, всё ли на месте. Публиковать опись в открытом доступе не стоит: это готовая карта ценностей.
Картотека
Вопросы и ответы
Выдвиньте ящик01Зачем частному коллекционеру опись?
Чтобы страховать коллекцию по реальному списку, подтвердить состояние вещей перед перевозкой или передачей на хранение, быстро найти нужный предмет, а в случае кражи дать полиции точное описание и фотографии.
02Что указать в описи коллекции?
Номер, тип предмета и название, автора или мастерскую, дату, материал и технику, размеры, надписи и клейма, особые приметы, сохранность, происхождение, место хранения и номера фотографий. Международный стандарт Object ID называет минимум: фотографии и девять полей описания.
03Как правильно мерить картину?
В сантиметрах, сначала высота, затем ширина. По музейным правилам живопись мерят по подрамнику, а у графики в паспарту и раме указывают общий размер и размер видимой части изображения.
04Как описывать состояние предмета?
Конкретно: что, где и какого размера. Музейные правила запрещают формулировки «сохранность хорошая» или «плохая»; если повреждений не видно, пишут «видимых повреждений нет». У картин сначала описывают лицевую сторону, затем оборот.
05Где хранить опись?
Минимум в двух экземплярах в разных местах, например файл в облачном хранилище и распечатка с подписью вне дома. Публиковать опись в открытом доступе не стоит: это готовая карта ценностей.
Камеры Свода
Какая камера подходит
Если коллекция переезжает в Свод, опись и фотофиксацию каждого предмета можно заказать у нас при приёме. Вино хранится в погребах при +13 °C и 70 %, живопись в галереях при +19 °C и 50 %, бумаги, фотографии и серебро в архивах при +16 °C и 40 %. Сколько места займёт коллекция по вашей описи, подскажет калькулятор.
