Как сохранить семейный архив
Письма, дневники, справки и трудовые книжки переживут ещё не одно поколение, если дать им прохладу, темноту и правильные коробки. Объясняем, как разобрать архив, не разрушив его, и как оцифровать бумаги без вреда оригиналам.
Коротко
- Норма Росархива для бумаги: 17–19 °C и 50–55 %, хранение в темноте.
- Документы лежат в папках и коробках, не на полу и не у батареи.
- Скрепки, скобы, резинки и файлы из ПВХ убирают.
- Сначала опись, потом разбор: исходный порядок тоже несёт сведения.
- Оцифровка страхует, но не заменяет оригинал.
Семейный архив редко выглядит как архив. Это коробка из-под обуви с письмами, папка с документами, стопка дневников на антресоли, конверт с трудовой книжкой и справками. Бумага переносит время лучше многих материалов, если её не мучить. Её губят сырость, тепло, свет, металл и кислоты из плохого картона, а иногда и слишком старательный разбор.
С чего начать: не спешите разбирать
Первое желание при виде старой коробки: разложить всё по годам. Не торопитесь. Порядок, в котором бумаги сложил их владелец, тоже рассказывает о нём: что он хранил вместе, что держал под рукой, что спрятал на дно. Архивисты называют это принципом происхождения: бумаги одного человека или одной семьи не смешивают с другими и по возможности сохраняют исходный порядок.
Поэтому сначала сфотографируйте, как всё лежит. Потом пронумеруйте коробки и пачки и составьте предварительную опись: чьи бумаги, какие годы, что внутри. Подробно об этом в статье про опись коллекции. Разбор по папкам делайте уже по описи, отмечая, откуда взята каждая пачка.
Климат и место
Государственные архивы России работают по Правилам Росархива 2020 года. Дома добиться тех же цифр трудно, но они хорошо показывают направление.
| Параметр | Норма Росархива | Что делать дома |
|---|---|---|
| Температура | 17–19 °C | прохладная комната, подальше от батареи |
| Влажность | 50–55 % | не выше 60 %, без сырости |
| Колебания | не больше 5 °C и 10 % | не балкон, не чердак, не подвал |
| Свет | хранение в темноте | коробки с крышками, шкаф с дверцами |
| Нижняя полка | не ниже 15 см от пола, в цоколе 30 см | ничего не ставить на пол |
| Отопление | не ближе 1 м | шкаф у внутренней стены |
| Наружная стена | не ближе 75 см | зимой стена холодная и сырая |
Те же правила допускают, что во время работы документы до двух месяцев проводят при 20 ± 5 °C и 50 ± 20 %. Обычная комната паре месяцев разбора не повредит. Опасны годы на чердаке, в сыром подвале и в гараже.
Дважды в год, в начале и в конце отопительного сезона, архивы осматривают документы на плесень и насекомых. Дома стоит делать так же. Тревожные признаки: затхлый запах, пушистые или тёмные пятна, рыжие точки, ходы в корешках, мелкие насекомые на дне коробки. Поражённые бумаги сразу отделяют от остальных, а лечат их реставраторы.
Коробки и папки
Бумага второй половины XIX и XX века часто сделана из древесной массы и проклеена канифолью с квасцами. Со временем она закисает, желтеет и становится ломкой. Кислота переходит и на соседние листы: газетная вырезка оставляет на письме, к которому её приложили, свой жёлтый отпечаток. Обычный картон коробок закисает так же.
Архивные папки и коробки делают из бумаги и картона без кислот, с щелочным резервом, который нейтрализует кислоты. Требования к долговечной бумаге описывает стандарт ISO 9706: pH водной вытяжки от 7,5 до 10 и щелочной резерв не меньше 2 % в пересчёте на карбонат кальция. Требования к коробкам и папкам для долгого хранения описывает ISO 16245.
Как укладывать:
- документы кладут плашмя в папки, папки в коробки;
- коробку не набивают до треска и не оставляют полупустой: в ней листы оседают и сгибаются;
- большие листы хранят в плоских коробках, не складывая;
- сложенные письма расправляют, если бумага гибкая, а хрупкие оставляют реставратору;
- на торце коробки пишут, чей архив, годы и номера папок.
Что убрать:
- скобы, скрепки, булавки: металл ржавеет и прорывает бумагу;
- резинки: они высыхают, прилипают и оставляют пятна;
- файлы и обложки из ПВХ;
- засушенные цветы и прочие закладки: их хранят отдельно, с пометкой, откуда они.
Государственные архивы, принимая документы, проверяют их как раз на скобы, скрепки, закладки и пластиковые файлы. Скотч, клей и ламинирование для починки не годятся: всё это необратимо и со временем желтеет. Порванный лист кладут в отдельную папку и отдают реставратору.
Что хранить отдельно
- Газетные вырезки. В отдельной папке, а для чтения удобнее копия на хорошей бумаге.
- Фотографии. В своих конвертах: им нужен более сухой и прохладный климат, подробнее в статье о старых фотографиях.
- Награды, значки, серебро. Металл держат отдельно от бумаги, о серебре есть отдельная статья, как хранить серебро.
- Документы с сургучными печатями, ткань, волосы, засушенные растения. Каждый в своей упаковке, с пометкой, из какой папки взят.
Оцифровка
Оцифровка страхует от утраты и избавляет оригиналы от лишних прикосновений: читать удобнее с экрана. Начинайте с самого хрупкого и самого востребованного.
Американские федеральные рекомендации по оцифровке культурного наследия советуют для документов 300–400 точек на дюйм, для фотографий 600–800. Мастер-копию храните в TIFF без сжатия с потерями, рабочую в JPEG или PDF. Имя файла лучше брать из описи: номер коробки, папки и листа. Сшитые тетради и дневники не прижимайте к стеклу сканера: снимайте фотоаппаратом сверху, раскрыв не больше, чем позволяет переплёт.
Правила Росархива требуют хранить электронные документы в двух экземплярах в разных помещениях. Дома то же самое: копия на компьютере и копия вне дома, на внешнем диске у родственников или в облачном хранилище. Раз в год проверяйте, что файлы открываются. И помните: цифровая копия не отменяет бумагу, оригинал по-прежнему нужно беречь.
Картотека
Вопросы и ответы
Выдвиньте ящик01При какой температуре и влажности хранить документы?
Правила Росархива 2020 года задают для бумажных документов 17–19 °C и 50–55 % влажности и не допускают сезонных и суточных колебаний больше 5 °C и 10 %. Дома ищите прохладный шкаф без батареи рядом и без сырости.
02Нужны ли бескислотные коробки?
Для долгого хранения да. Обычный картон со временем закисляет бумагу, а архивные коробки и папки делают из картона с щелочным резервом, который нейтрализует кислоты. Требования к ним описывает стандарт ISO 16245.
03Нужно ли вынимать скрепки и скобы из документов?
Да. Металл ржавеет и оставляет на бумаге пятна и дыры. Государственные архивы при приёме документов убирают скобы, скрепки, закладки и пластиковые файлы. Связанные листы можно вложить в сложенный лист бескислотной бумаги.
04Как оцифровать семейный архив?
Документы сканируют с разрешением 300–400 точек на дюйм, фотографии 600–800. Мастер-копию храните в TIFF, рабочую в JPEG или PDF, а файлы держите минимум в двух местах.
05Можно ли ламинировать старые документы?
Нет. Ламинирование необратимо: плёнку не снять без риска для бумаги, а клей и пластик со временем желтеют. Для защиты подходит конверт или папка из безопасных материалов.
Камеры Свода
Какая камера подходит
Архивы Свода держат +16 °C и 40 % с допуском ±0,5 °C и ±3 %. Это суше, чем норма Росархива для одной бумаги, потому что в семейном архиве рядом с письмами лежат фотографии и металл. Такой режим входит в музейный диапазон для архивных документов, 40–60 % по Единым правилам Минкультуры, и подходит снимкам. В камерах бескислотные короба, мобильные стеллажи и читальня с лампой, вместимость от 260 до 820 коробов, подробности на странице архивов. Живописи нужен режим галерей, вину погребов. Сколько коробов займёт ваш архив, подскажет калькулятор.
